Інструкція
про порядок комплектування та облік підручників і навчальних посібників

1. До бібліотечного фонду вищих навчальних закладів І–ІІ рівня акредитації, загальноосвітніх і професійно-технічних навчальних закладів закладаються всі підручники та навчальні посібники (у тому числі пробні та експериментальні), а також словники.
2. Підручники та навчальні посібники для загальноосвітніх навчальних закладів І–ІІІ ступенів, надруковані за державні кошти, що закладаються до бібліотечних фондів, друкуються раз на п’ять років: у рік закладання до фондів 120 відсотків прогнозованої кількості учнів. Букварі друкуються раз на три роки: у рік закладання до фондів 110 відсотків прогнозованої кількості учнів.
3. Підручники та навчальні посібники для вищих навчальних закладів І–ІІ рівня акредитації та професійно-технічних навчальних закладів друкуються раз на п’ять років: у рік закладання до фондів відповідно до прогнозованої кількості студентів та учнів.
4. Підручники та навчальні посібники для дітей, що потребують корекції фізичного та (або) розумового розвитку, що закладаються до бібліотечних фондів, друкуються раз на п’ять років: у рік закладання до фондів 160 відсотків прогнозованої кількості учнів.
5. Фінансування заходів, пов’язаних із створенням, поповненням і використанням бібліотечних фондів підручників та навчальних посібників, здійснюється за рахунок державного бюджету і централізується Мінмолодьспорту. Ця література може також закуповуватися для бібліотек навчальних закладів за рахунок місцевих бюджетів, спонсорських та інших добродійних джерел фінансування.
6. Облік бібліотечного фонду підручників і навчальних посібників повинен сприяти його збереженню, правильному формуванню та використанню, відображати надходження, вибуття, загальну кількість навчальної літератури та розподіл її по класах.
7. Обліку підлягають всі види підручників і навчальних посібників, закладених до бібліотечного фонду, за винятком видань, не оприбуткованих бухгалтерією. До процесу обліку фонду відносяться: прийом, штемпелювання, реєстрація надходження, переміщення підручників і навчальних посібників, їх вибуття, а також підбиття підсумків щодо руху фонду і його переліку. Всі операції по обліку бібліотечного фонду здійснюються бібліотекарем.
8. Облік підручників та навчальних посібників ведеться груповим способом і відображається у «Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду підручників і навчальних посібників» (додаток 1), а також у Реєстраційній картотеці руху підручників і навчальних посібників на картках стандартного розміру (додаток 2). Картки з коротким бібліографічним списком видань (автор(и), назва, рівень, видавництво, рік видання) розставляються у картотеці по класах, а в них — за алфавітом назв підручників.
   Дані про облік підручників, виданих за державним замовленням за рахунок державних коштів, вносяться також до єдиної системи централізованого електронного обліку підручників у загальноосвітніх навчальних закладах, районних і обласних управлінь (відділів) освіти, Міністерстві (згідно з вимогами програми). Інформація про облік підручників щорічно подається до центральної бази електронного обліку підручників МОНмолодьспорту.
9. На титульному аркуші кожного примірника підручника над вихідними даними ставиться спеціальний штемпель, що вказує на назву і номер школи.
10. Перед початком навчального року бібліотекар видає підручники учителям початкових класів, класним керівникам 5–11 класів на їх окремий читацький формуляр із зазначенням автора, назви підручника, року видання, кількості примірників. Одержавши підручники, учителі та класні керівники разом із бібліотекарем мають вести їх облік (додаток 3), обов’язково відмічаючи стан збереження видань. Педагогічна рада навчального закладу може внести зміни у цей пункт відповідно до встановленої у школі системи.
11. Непридатні до користування підручники та навчальні посібники списуються комісією, до складу якої входять директор школи або його заступник, бібліотекар, 1–2 вчителі, працівник бухгалтерії, яка обслуговує школу. В акті на списання зазначаються автор і назва підручника, рік видання, ціна, кількість примірників, що списуються, і сума. Число списаних за актом примірників підручника і залишена кількість реєструється у «Книзі сумарного бібліотечного фонду шкільних підручників і навчальних посібників» і в «Реєстраційній картотеці руху підручників».
12. Списані згідно з актом підручники та навчальні посібники передаються до організації по заготівлі вторсировини. Кошти, одержані від зданих підручників, перераховуються на відповідний розрахунковий рахунок школи і можуть бути використані для придбання необхідної навчальної літератури та службових потреб бібліотеки. Окремі списані книги, що знаходяться у задовільному стані, при необхідності передаються до навчальних кабінетів.
    Дані про списання підручників та навчальних посібників, виданих за державним замовленням за рахунок державних коштів, вносяться також до єдиної системи централізованого електронного обліку підручників у загальноосвітніх навчальних закладах, районних і обласних управлінь (відділів) освіти, Міністерстві (згідно з вимогами програми). Інформація про облік підручників щорічно подається до центральної бази електронного обліку підручників МОНмолодьспорту.
13. За організацію роботи щодо створення своєчасного поповнення бібліотечного фонду шкільних підручників відповідає директор навчального закладу.
14. Безпосередньо роботу з бібліотечним фондом підручників веде бібліотекар, а при його відсутності — інший працівник, призначений директором навчального закладу. Додаткова оплата відповідальному за роботу з бібліотечним фондом шкільних підручників проводиться відповідно до чинного законодавства.
15. Директор навчального закладу та його заступники, педагогічний і учнівський колективи проводять систематичну роботу щодо збереження бібліотечного фонду, організовують огляди-конкурси книг, гуртки по ремонту підручників тощо.
16. Бібліотекар навчального закладу при видачі підручників із бібліотечного фонду для вступників до вищих навчальних закладів керується вимогами, встановленими педагогічною радою або батьківським комітетом відповідного навчального закладу.
17. Учні та студенти зобов’язані бережливо ставитися до підручників і нести за них відповідальність. Якщо підручник загублений або зіпсований учнем і використовувався не більше одного року, то батьки сплачують його повну вартість, виходячи із діючого ціноутворення на період розрахунку за втрачений або зіпсований підручник. Якщо ж підручник використовувався більше одного року, то батьки сплачують п’ятдесят відсотків його вартості. Одержані кошти вносяться на розрахунковий рахунок навчального закладу і можуть бути використанні для поповнення бібліотечного фонду.

Додаток 1. «Книга сумарного обліку бібліотечного фонду підручників і навчальних посібників»

Частина І. Надходження до фонду

Частина ІІ. Вибуття з фонду

Частина ІІІ. Підсумки руху бібліотечного фонду підручників

Додаток 2. «Реєстраційна картотека руху підручників і навчальних посібників»

Додаток 3. «Облік виданих підручників ___ класу __ школи»